Loading

З плином часу роль електронної пошти стала трохи менш значною в повсякденному житті, так як з’явилися різні способи моментального обміну повідомленнями. Однак в діловому середовищі email досі є неймовірно важливою частиною діяльності, так як ділове листування найчастіше ведеться саме за допомогою електронної пошти. Відповідно, значно зростає важливість того, щоб ви могли правильно оформити свій лист. Дана стаття допоможе вам уникнути найбільш типових помилок, які допускають люди при складанні електронних листів.

Використовуйте вітання і прощання

помилка

Найпоширеніша помилка при надсиланні електронного листа полягає в тому, що люди включають в нього тільки інформативну частину, як це зазвичай буває в листуванні миттєвими повідомленнями. Однак в листуванні по електронній пошті все інакше, ви все ж посилаєте повноцінне лист – тільки через інтернет. Відповідно, воно повинно бути оформлено як слід, особливо якщо мова йде про ділове листування. Почніть свій лист з вітання і звернення на ім’я до адресата і тільки потім викладайте змістовну частину свого повідомлення. Не забувайте про те, що вам також варто писати і висновок, при цьому використовувати фрази “Щиро ваш” або щось в цьому роді.

Тема листа

Багато людей роблять серйозну помилку, починаючи відразу ж друкувати текст самого листа і пропускаючи заголовок. А адже він дуже важливий – не просто так будь-який поштовий сервіс при спробі вами відправити лист без заголовка уточнює, чи дійсно ви хочете це зробити. Тема – це перше, що побачить одержувач, і з його допомогою ви можете розповісти дуже багато в двох словах, спонукати одержувача відкрити лист і прочитати його.

вступний абзац

email

Багато в чому, як і з заголовком листи, його перший абзац повинен бути складений максимально грамотно. У більшості випадків електронні листи мають досить багато тексту, який ви хочете, щоб одержувач прочитав. Однак при врахуванні того, як багато зараз інформації надходить до кожної людини щодня, досить рідко у людей виникає бажання уважно вчитуватися в повідомлення, які їм приходять. Саме тому вам потрібно зробити так, щоб ваш перший абзац був максимально цікавим і переконував читача в тому, що йому не варто кидати читання, що він отримає корисну інформацію, якщо витратить свій час і дочитає до кінця.

враховуйте аудиторію

Однією з найпоширеніших помилок при написанні електронних листів є використання єдиного стилю (в більшості випадків неформального) для написання всіх повідомлень. Таким чином, студент пише своєму професорові “Привіт!”, А фахівець підтримки спілкується з клієнтами як зі своїми друзями. Природно, сучасний світ багато в чому більш розташований до неформального спілкування, ніж раніше, і навіть в прикладі з університетом часто можна зустріти випадки, коли студенти спілкуються з професорами досить неформально, але все ж листування – це зовсім інше. І тут вам потрібно дотримуватися належні формальності і використовувати в повідомленні той стиль, якого вимагає ваша аудиторія. Намагайтеся уникати неформальності як такої – залиште її для листування з друзями в соціальних мережах.

Підходящий момент

Звичайно, велика частина ділових розмов може вестися по електронній пошті, однак при цьому вам завжди потрібно вміти визначати доречність конкретної ситуації. Іноді інформація, яку ви хочете повідомити, не потрібно заносити листом – її краще повідомити в телефонній розмові або при особистій зустрічі. Аналізуйте кожну ситуацію, щоб уникнути неприємних ситуацій, коли ви посилаєте лист з новинами, заради яких варто було б і зустрітися.

Знайте, коли використовувати інтернет-сленг

використовувати

Зараз практично в кожній листуванні можна зустріти різні модні слова та абревіатури, які використовуються при спілкуванні з іншими людьми. Однак вам завжди варто пам’ятати, що електронне листування поштою – це особливий вид зв’язку, і вам потрібно використовувати подібний мову тільки в рідкісних випадках, коли це буде доречно. Так само, як і неформальний стиль спілкування, інтернет-сленг краще залишити поза електронної пошти і використовувати його в листуванні з друзями в соціальних мережах.

Перевірка перед відправкою

Дуже часто люди пишуть повідомлення, а потім тут же натискають кнопку “Відправити”. І в більшості випадків вони жалкують про це, тому що в останній момент помічають, що в текст закралася помилка, або що відправлено було те, що не повинно бути отримано адресатом. Однак електронна пошта влаштована таким чином, що повернути відправлений лист у вас вже не вийде. Тому перед відправкою будь-якого, навіть самого невеликого повідомлення, кілька разів перечитайте і перевірте його. Можливо, ви знайдете помилку, про яку б жалкували, якби поквапилися з відправкою.

Розсилка кільком одержувачам

уникати

У випадку з електронною поштою є корисна функція – розсилка декільком одержувачам. Вона дозволяє вам надсилати один і той же лист відразу великій кількості людей, яких ви просто додаєте в список. Однак з цією функцією потрібно звертатися вкрай обережно, тому що далеко не всі будуть раді бачити, що ви не звертаєтеся особисто до них, а просто включили їх в загальний список. Більш того, є випадки, коли ви самі не захочете, щоб одержувачі побачили, що інформація адресована не тільки їм.

Відповісти всім

Цей пункт щільно пов’язаний з попереднім, тільки в даному випадку мова йде про те, коли вам прийшло групове лист. І тут вам потрібно уважно стежити за тим, кому саме ви відповідаєте, адже за замовчуванням відповідь пишеться на всі адреси, які були включені в початкове повідомлення. Таким чином, уточніть, на яку адресу ви хочете вислати лист, і надсилайте його всім в списку тільки в тому випадку, якщо повідомлення дійсно призначається для всіх.

CapsLock

Одне з найголовніших правил листування по електронній пошті – ніколи не використовуйте CapsLock для написання всіх великих літер. Це найяскравіший вияв відсутності культури в мережі, так що ви навряд чи захочете, щоб про вас так подумали ваші ділові партнери.

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *

Top