Loading

Іноді складається враження, що ви можете потонути в тій горі електронних листів, які приходять вам на пошту. Однак є люди, які не мають жодних проблем зі своїм ящиком. У чому ж їх секрет?

Виділіть конкретний час

люди

Ті люди, яким вдається успішно справлятися з електронною кореспонденцією, в першу чергу виділяють певні відрізки часу в своєму дні, які присвячують виключно листами. Вони перевіряють пошту, читають все, що до них прийшло, пишуть відповіді. В інший час вони залишають свій ящик в спокої і не чіпають його – так у них виходить ідеальний баланс і повна гармонія.

розставте пріоритети

Вам потрібно швидко пробігтися очима по тим листам, які ви отримали з моменту минулої перевірки пошти, і тут же розставити пріоритети. Є листи, наприклад, від вашого начальника, на які варто відповісти відразу ж. І вони повинні мати більш високий пріоритет, ніж інші, які можуть почекати до наступної сесії, якщо ви не встигнете їх подивитися в рамках поточної.

Використовуйте стандартні відповіді

листи

Якщо ви працюєте з певної спеціальності, то дуже часто ваші відповіді клієнтам будуть дуже схожі один на одного. Немає сенсу кожен раз писати однаковий текст і витрачати на нього море часу. Вам краще навчитися користуватися шаблонами і стандартними фразами, заготовленими заздалегідь. У вас завжди повинно бути стандартне привітання і прощання для клієнтів, а також кілька шаблонів листів щодо ключових аспектів вашої роботи. Так ви зможете заощадити час і відповідати всім, хто вам пише, без серйозних затримок.

Відповідайте протягом 24 годин

На перший погляд цей пункт може здатися простим, але якщо на ваш ящик постійно надходить велика кількість листів, то не самі пріоритетні можуть виявитися в кінці списку досить швидко, їх будуть віддаляти від вас все нові і нові листи, поки ви про них зовсім не забудете . Тому вам потрібно встановити рамки – наприклад, відповідати на лист протягом доби, але не пізніше. Ви можете відповісти на повідомлення через 10 хвилин, через годину, через кілька годин і навіть через двадцять третій годині, але ні в якому разі не залишайте його на більш довгий проміжок часу, інакше ризикуєте про нього зовсім забути.

Не відповідайте на всі листи

Звичайно, є люди, яким хотілося б, щоб кожен лист, який потрапив до вас ящик, було не тільки прочитано, але також і мало відповідь на нього. Але вам варто розуміти, що далеко не кожне повідомлення, яке приходить до вас на пошту, вимагає відповіді. Відповідно, в гонитві за досконалістю ви можете втратити ситуацію з-під контролю. В результаті без відповіді можуть залишитися ті листи, які дуже сильно його вимагали. Таким чином, чітко сортуйте ті листи, які вимагають відповіді, а інші просто читайте – не витрачайте час даремно.

Відписуйтеся від непотрібних розсилок

пошта

Електронна пошта нічим не відрізняється від справжньої, тому кожен день ви будете знаходити дуже багато різноманітної реклами. На щастя, в електронній скриньці є папка “спам”, в яку упорядковано практично всі повідомлення, які розпізнаються як реклама. Однак далеко не всі, так що в основну папку до вас може приходити дуже багато листів, які вам будуть взагалі не цікаві. Відповідно, вам потрібно відписуватися від таких розсилок, залишаючи лише ті, які будуть вам цікаві надалі. На щастя, зробити це не так складно – в кожному листі є кнопка, що дозволяє вам відписатися – це умови всіх сервісів, що надають послуги масової розсилки. Якщо в рекламному листі не буде можливості вибрати функцію відмови від отримання подальших листів, то така розсилка просто не пройде модерацію.

Залишайте об’ємні листи на потім

Часто до вас на пошту будуть приходити листи з посиланнями на статті або відеозапису, перегляд яких вимагає часу. Не витрачайте його даремно – залишайте такі листи на потім.

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *

Top