Loading

Стефані Террот – письменник, і за 15 років своєї роботи вона навчилася чудово керувати своїм часом. Незважаючи на те що вона працює з дому, їй вдається досить багато годин присвячувати роботі, не спати вдень і не відволікатися на сторонні речі. Однак і у неї бувають дні, коли зосередитися важче, ніж зазвичай. У цій статті ви знайдете 3 способи організувати свій час і встигнути зробити все що вам потрібно, підвищивши ефективність.

погані часи

У всіх бувають часи, коли неуважність, втома або лінощі беруть гору над списком справ. Особливо це стосується тих людей, які працюють самі на себе або віддалено. У деяких випадках достатньо просто відпочити, але що робити, якщо це не допомагає? Така проблема виникає у кожної людини час від часу, ось чому технології тайм-менеджменту так популярні. Адже кому не хочеться встигати працювати, розважатися і спілкуватися з сім’єю?

Ангіна Вільямс Вуллі, професор в Університеті Карнегі, каже: «Часто люди не можуть зосередитися на одній меті тоді, коли у них немає однієї чіткої мети і занадто багато справ. Багатозадачність не сприяє успіху ». Намагаючись вирішити цю складну роботу, Стефані провела справжнє дослідження: вона кожен день протягом місяця виписувала свої справи і розпорядок дня, а потім розробила три стратегії, які допомогли їй бути на 65% ефективніше.

Планування з нуля

При складанні списку завдань на наступний день переконайтеся, що ви враховуєте в ньому не тільки робочі цілі. Не забувайте про те, що вам потрібно відпочивати, обідати, виконувати інші обов’язки – словом, безвідривно сидіти за комп’ютером ви навряд чи будете. Стефані зазначає, що до того як вона стала враховувати всі ці дрібниці в своєму календарі, вона працювала від світанку до заходу сонця, не маючи жодної вільної хвилини.

Якщо у вас є собака, запишіть прогулянку з нею в ранкові завдання. Якщо вам потрібно відвести дитину в садок – не забудьте зазначити і це. Прорахуйте, скільки часу вам знадобиться на кожне завдання, і тоді ви зможете планувати свій день більш точно. Навіть трудоголік – не робот, який може весь день без перерви стукати по клавіатурі. Враховуйте відпочинок, їжу, заняття спортом і розваги.

«Мені сподобалося відчуття порядку, яке дало мені планування. Також це зробило мене більш дисциплінованою: тепер я знаю, що не можу відкладати дослідження, знаючи, що завтра у мене інтерв’ю ».

Робота – не вовк

При цьому Стефані каже, що не прагне бути на 100% ефективною весь день. Вона знає, що краще призначити на день менше завдань, щоб в кінці відчувати себе більш задоволеною. «Я не фанат жорсткого планування – я краще розіб’ю 30-хвилинну завдання на короткі 10-хвилинні Крім того, в середині дня я залишають 1 або 2 години незайнятими, щоб мати можливість відпочити в цей час. У вихідні я також не працюю, на відміну від більшості фрілансерів », – говорить вона.

Експерт з управління часом Френк Бак також є прихильником м’якого планування. Він вважає, що перед тим як складати список завдань на день, потрібно зрозуміти, скільки ви реально можете встигнути зробити. «Проведіть перший тиждень, просто виписуючи всі ваші справи», – говорить він. Планування з нуля допомагає більшості людей правильно оцінити свої сили і, як наслідок, бути більш продуктивними.

У будь-якому випадку вам буде потрібно хоч якась система. Якщо ви не любите суворе розклад, то намітьте хоча б приблизний список, щоб вам було на що орієнтуватися протягом дня.

Контролюйте свою електронну пошту

Стан потоку – це пікове стан людини, коли він повністю занурений в свою роботу і максимально ефективний. В цей час ви стаєте більш продуктивні і встигаєте більше. За підрахунками вчених, для того щоб зосередитися на завданні і налаштуватися на роботу, потрібно близько 15 хвилин. Однак будь-який зовнішній подразник – дзвінок або звук прийшов смс – може вивести вас із цього стану, і після цього вам доведеться ще 15 хвилин витратити на те, щоб увійти в колишнє русло.

Ви напевно помічали, як сильно відволікають вхідні листи і повідомлення на поштовій скриньці і в месенджерах. Однак без цього ніяк, адже в рамки робочих обов’язків багатьох входить спілкування. Але кожен раз коли ви заходите в чат, вам доводиться читати і відповідати на нові повідомлення, які наростають як снігова куля. Кожне з них немов би кричить: «Прочитай мене! Відкрий мене! »Щоб звести нанівець ці відволікаючі фактори, потрібно або перестати взагалі користуватися засобами зв’язку та Інтернетом, або організувати перевірку електронної пошти в певний час. Стефані радить виділяти в день 10 або 15 хвилин на спілкування і перевірку поштової скриньки.

розставте пріоритети

Використовуючи цю систему, легко пропустити важливі повідомлення або ж просто забути про них. Допомогти може систематизація вхідних листів. Налаштуйте вашу електронну пошту так, щоб вона робила половину роботи за вас. Наприклад, якщо ви спілкуєтеся з важливим клієнтом, то можете відправляти повідомлення від нього в папку «важливе». У цьому випадку воно виявиться в списку ваших пріоритетів, і ви прочитаєте його в першу чергу.

Розставте терміни виконання

Іноді планування і складання списку з завданнями може не вистачити. «Багато моїх обов’язків, такі як робота з джерелами, розсилка рахунків або оплата комунальних послуг, просто накопичувалися в загальному списку. Згодом він ставав просто жахливо великою, і мені навіть не хотілося на нього дивитися, що було не дуже добре, оскільки податки, наприклад, потрібно було платити вчасно », – говорить Стефані.

У вирішенні цієї проблеми їй допоміг Google-календар, завдяки якому вона розподіляла завдання виходячи з їх крайніх термінів. «Я просто міркую, коли у мене буде вільний час, і вписую туди кілька справ. Список покупок, нагадування про виліт або про те, що собаці необхідно дати ліки – це дозволяє мені зробити життя менш хаотичною », – каже письменниця.

Людська пам’ять – не найнадійніша річ. Вам може здаватися, що ви прекрасно все пам’ятайте і так, але якщо у вас занадто багато завдань і обов’язків, то ваш перевантажений мозок може просто забути про щось важливе. Крім того, записуючи необхідні справи в календар, ви звільняєте місце в своїй пам’яті для чогось більш важливого. Будьте простіше – делегуйте нагадування календарем.

У будь-якому випадку не забудьте встановити терміни

Багато людей поєднують і нагадування в календарі, і списки завдань. Стефані рекомендує вибирати той спосіб, який зручніше вам, або поєднувати обидва. Якщо ви хочете, щоб якась задача була зроблена в певні терміни, то поставте нагадування про неї в календар. Потім в кінці кожного дня визначайте п’ять важливих речей, які б ви хотіли зробити завтра, і також додайте їх в нагадування.

Вільямс Вуллі вказує на ще один сценарій, коли включення ваших завдань в календар може підвищити продуктивність. Коли ви працюєте з іншими людьми, вам важливо домогтися швидкої зворотного зв’язку. Якщо ви будете працювати над проектом одночасно з вашими колегами, то зможете оперативніше вирішувати виникаючі проблеми.

Зробіть завдання простими

Стефані також рекомендує зробити ваші справи простішими. «Я складаю список таким чином, щоб мені було приємно виконання завдань. При погляді на нього у мене повинно з’являтися наснагу. Це повинно бути схожим на проходження комп’ютерної гри, де за кожен рівень тобі дають медальки », – сміється вона. Вуллі ж порівнює список справ з походом в магазин. «Якщо ви прийдете в супермаркет без списку покупок, то ризикуєте витратити багато грошей і купити купу зайвих продуктів. Але якщо у вас буде чіткий план, то ви зможете діяти в своїх інтересах », – каже Вільямс.

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *