Організація зберігання речей – не тільки модна тенденція, але і необхідність в умовах сучасного світу. Виховання дітей, робота, приготування вечері або зустріч з друзями в кав’ярні – все це вимагає значної кількості часу. На організацію побутових питань його вже часто не вистачає.
Не менш важливим є і питання зберігання паперів і документів. Скільки часу займе пошук торішньої квитанції за світло?
Навести порядок і позбутися від зайвих документів просто. Досить скористатися рекомендаціями від Марі Кондо, відомого автора методики організації простору.
категорії документів
Експерт з домашньої прибирання і популярний автор книг рекомендує виділити три категорії документів:
- «Вічні»;
- з певним терміном «життя»;
- сміття.
До першої групи належать та інформація, яка необхідна протягом усього життя. Друга – всілякі документи, актуальні до певної дати. Третя група – все, що підлягає знищенню.
Зберігати документи Марі Кондо рекомендує в вертикальних лотках, що істотно заощаджує простір.
Система цього відомого автора ідеальна, але для застосування в умовах російських реалій вимагає внесення деяких змін, що враховують актуальне законодавство і традиції документообігу.
Скоротити час на пошуки документів дозволить введення додаткових підкатегорій для другої групи:
- Майнові: включають договори купівлі-продажу на нерухомість і автомобілі, поліса страхування, довідки з БТІ, ДАІ і т. Д.
- Здоров’я: договори страхування, медичні карти, виписки і епікризи та інші.
- Фінансові: договори на відкриття банківського рахунку, вкладу, квитанції про погашення кредиту, довідки та виписки.
- Податкові: сюди слід віднести квитанції про оплату, податкові декларації і т. Д.
У більшості випадків достатньо цих чотирьох підкатегорій.
Якщо в стосі виявилося 5-20 сторінок, розбивати на додаткові групи не слід. Пошук потрібного документа займе лічені хвилини. Якщо в пачці більше 30 листів, вивчіть зміст кожного і визначте, що можна зберегти в електронному вигляді, а що можна виділити в додаткову підкатегорію, наприклад, листування з певною компанією, договір і решту документацію при оформленні страхової виплати.
зберігати вічно
До цієї категорії відносяться всі документи, які видаються протягом життя один раз:
- свідоцтва про народження і смерті;
- паспорта;
- трудові книжки;
- пенсійні посвідчення;
- свідоцтва про шлюб і розлучення;
- копії заповітів, довіреностей;
- документи про усиновлення.
У разі втрати їх відновлення потребує часу і значних зусиль.
обзаведіться сейфом
Зберігання «вічних» документів вимагає дотримання певних правил безпеки. Спеціалізовані шафи в домашніх умовах займають багато місця. Розгляньте можливість покупки вогнестійкого сейфа або оренди банківської комірки.
Відскануте їх і збережіть резервні копії в «хмарних сховищах». Так ви зможете отримати доступ віддалено і в будь-якій екстреній ситуації. Не забувайте про заходи безпеки: використовуйте надійні паролі, які не зможуть підібрати інші люди.
Зберігати 3 роки
Відповідно до чинного російського законодавства, для багатьох випадків встановлено строк позовної давності 3 роки. Тому деякі документи слід зберігати саме протягом цього періоду.
Наприклад, був укладений кредитний договір. Остання виплата була проведена в грудні 2018 року. У таких випадках рекомендується звернутися в банк за випискою і довідкою про повне погашення боргу. Всі документи: договір, квитанції, виписка і довідка, повинні зберігатися до січня 2022 року. У разі виникнення претензій з боку банку або третіх осіб ви зможете підтвердити факт погашення і відсутності боргу.
Аналогічно ситуація виглядає і з податковими документами. Термін позовної давності також становить 3 роки. Саме протягом цього періоду слід зберігати квитанції про оплату, податкові декларації і документи, що підтверджують право на отримання відрахувань або пільг.
Сюди ж слід віднести:
- договори купівлі-продажу нерухомості або автотранспорту (якщо вони використовувалися для розрахунку податків при заповненні декларацій);
- іпотечні договори;
- медичні карти (включаючи рахунки, квитанції, рецепти і договори страхування);
- документи, що підтверджують купівлю-продаж валюти, золота, інших активів.
Якщо договори купівлі-продажу нерухомості або транспорту не використовувалися для заповнення податкової декларації, їх слід зберігати як можна ближче до «вічних» протягом усього періоду володіння власністю.
Важливо: всі чеки слід періодично сканувати і переводити в цифровий вигляд або робити ксерокопії. Справа в тому, що через невеликий проміжок часу чорнило зазвичай вицвітають, а це загрожує втратою підтверджує інформації про черговий платіж, наприклад, по кредиту.
Документи з фіксованою датою
У цю категорію слід віднести договори і документи, що мають на увазі наявність гарантійних термінів: на установку пластикових вікон, дверей, пожежної сигналізації, послуги ремонту приміщення, покупку побутової техніки.
Розкладіть їх по файлах, впорядковуючи за типом і датою закінчення. При можливості відскануйте їх і зберігайте в електронному вигляді.
Зберігати 1 рік
Ця категорія в основному складається з щомісячних звітів і рахунків. Гарне правило – організувати їх зберігання протягом року, а в наступному році кожні 6 місяців позбавлятися від частини торішніх паперів.
Зберігати 30-45 днів
До цієї групи належать:
- виписки по кредитних картах;
- чеки з банкоматів;
- комунальні та телефонні рахунки.
Чеки з банкоматів і виписки з карт можна викинути відразу після перевірки інформації. Чеки, що підтверджують оплату комунальних послуг, слід віднести до попередньої категорії. Зберігати їх краще, впорядковуючи по датам.
Важливо: всі буклети, проспекти, вирізки з газет, які дійсно потрібні, краще відсканувати і зберігати в електронному вигляді. У цьому випадку обсяг паперів істотно скоротиться. Інструкції на побутову техніку та електроніку можна скачати через інтернет, а надруковані – викинути.
Сортування фінансових документів – досить простий процес, якщо визначити термін дії конкретних типів документів. Періодична ревізія заощадить час на пошук потрібної квитанції і позбавить від зайвих обсягів паперів.
організація зберігання
Всі документи, крім «вічних», можна зберігати в файлах або папках, розбитих за категоріями, підкатегоріями і впорядкованих за термінами.
Можна замовити письмовий стіл, де один ящик буде призначений для зберігання документів.
Використовуйте можливості візуалізації: визначте відповідність кольору і теми.
наприклад:
- фінанси – зелений;
- приватне – фіолетовий;
- нерухомість і автотранспорт – жовтий;
- медичні документи – синій;
- податки – червоний.
Такий спосіб вимагає невеликих вкладень на покупку стікерів, файлів або папок-конвертів певних кольорів, але це дозволить скоротити час на пошуки і впорядкувати документи.
інвентаризація
Перевіряти документи на актуальність можна раз на рік або півроку. Такий підхід допоможе підтримувати порядок і актуальність документів.
Не забувайте про можливість зберігати всі документи в електронному вигляді. Сучасні технології та вимоги безпеки гарантують збереження і конфіденційність інформації при відсутності величезних стопок паперів.