Loading

Список справ – один з найстаріших і простих інструментів підвищення ефективності роботи. Проте, більшість людей часто користуються ним неправильно. І це не зовсім їхня провина. По крайней мере, її частина лежить на додатках для його ведення. Програми змушують вас розставляти пріоритети завдань занадто спрощено.

Помилки при установці пріоритетів

Безліч додатків за замовчуванням сортують пріоритети щодо термінів, тому більшість людей йдуть цим шляхом. При введенні завдання поле терміну виконання є явним і доступним. У багатьох додатках передбачені папки для задач на основі дати їх виконання.

Проте, розстановка пріоритетів виключно на основі крайніх термінів не працює через наступні випадки.

  • Більшість термінів виконання є змінними або довільними. І насправді не повинні дотримуватися. Це ускладнює вибір дати і цілком можливо, що вона буде неправильною. Дослідження показало, що люди змінюють терміни виконання більш ніж в половині випадків.
  • Рівень пріоритету набагато важливіше терміну виконання. Наприклад, 30-хвилинне завдання, яке повинно бути виконано протягом двох днів, має більш низький пріоритет, ніж дводенне завдання, яке потрібно закінчити за три дні, незважаючи на більш ранню дату виконання.
  • Присвоєння пріоритетів на основі термінів підштовхує нас до виконання безлічі невеликих повсякденних завдань, відбираючи час на виконання важливих справ.

Проблеми, пов’язані з невірною Пріоритизація завдань

Це не якась складна для розуміння концепція, доступна виключно шанувальникам тайм-менеджменту. Підхід, заснований на терміни, викликає реальні проблеми. Через обмежену розуміння розстановки пріоритетів професіонали часто пропускають терміни і вичавлюють час для виконання важливих завдань.

Деякі занадто довго відкладають початок роботи, не розуміючи, що отримання інформації від керівництва займає деякий час. Інші поспішають завершити завдання на шкоду іншій, більш важливою, тільки щоб зрозуміти, що їх керівник погляне на результат їх праці лише через тиждень.

Замість прив’язки завдань виключно до термінів виконання, додатково призначте їм відносний рівень пріоритету (наприклад, високий, середній, низький, нульовий), використовуючи такі фактори.

Жорсткість терміну виконання

Одні терміни повинні бути дотримані, інакше їх невиконання загрожує реальними наслідками, а інші більше схожі на припущення. Ви можете визначити, чи є встановлений або призначений клієнтом термін оплати жорстким чи ні, вимірявши рівень невизначеності, двозначності і апатії в його вказівці дати виконання. Гнучкі терміни відрізняються великим їх значенням.

тривалість завдання

Само собою зрозуміло, що при інших рівних умовах більш об’ємні завдання мають більш високий пріоритет, ніж невеликі. Як правило, виконавці не впевнені, скільки часу займає виконання роботи, тому їм слід скористатися календарем, щоб це змінити. Якщо ви не впевнені в тривалості великої роботи, витратьте 15-20 хвилин на її вивчення, щоб дати їй розумну оцінку.

Невизначеність щодо тривалості завдання

Коли ви не впевнені, скільки часу буде потрібно на виконання завдання, зробіть його більш пріоритетним, щоб захистити себе від несподіванок.

Кількість людей, від яких залежить виконання завдання

Чим більше завдання залежить від сторонніх чинників, тим вище її пріоритет. Ви мало або взагалі не можете контролювати виконання завдання іншими людьми, тому ви повинні прагнути виконати свою частину, а потім якомога швидше передати її іншим.

важливість завдання

В ідеалі ви повинні дотримуватися всі встановлені терміни, і тоді для рівня пріоритету важливість завдання буде менш значущою. Оскільки це неможливо, розстановка пріоритетів для важливої ​​роботи збільшує ймовірність того, що ви встигнете виконати високопріоритетних завдання в строк.

Якщо ви схожі на більшість людей, ви призначаєте своїм завданням терміни виконання, а не рівні пріоритету, і сортуєте список справ по крайнього терміну або використовуєте подання на основі календаря. Ухвалення більш детального підходу до розстановки пріоритетів вимагає, щоб ви йшли проти дизайну більшості додатків і при додаванні завдання в список швидко в розумі вирахували рівень її пріоритету з урахуванням наведених вище характеристик.

Ухвалення рішення повинне зайняти всього декілька секунд, тому що у вас є тільки чотири варіанти, а не нескінченне число можливих термінів виконання. Зберігайте список справ, відсортованих за рівнем пріоритет, і при складанні плану на день, в першу чергу, звертайте увагу на високопріоритетні пункти.

Поступаючи так, ви можете протистояти спонуканню занадто спростити систему управління завданнями і підвищити ефективність дотримання своїх пріоритетів.

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *

Top